Yếu tố nào gây khó khăn cho việc tìm thuê văn phòng?

Không gian văn phòng làm việc rất quan trọng, là nơi tất cả thành viên trong một doanh nghiệp gắn bó làm việc mỗi ngày, vì vậy khi tiến hành tìm thuê một văn phòng cho thuê làm việc thật sự quan trọng và cần được chú tâm, nhưng khi tiến hành tìm thuê văn phòng làm việc doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn gì, sau đây là những khó khăn khi doanh nghiệp chưa nắm rõ các tiêu chí riêng của chính doanh nghiệp của mình:

1. Địa điểm:

Doanh nghiệp trước khi tiến hành thuê văn phòng nắm rõ nhu cầu về khu vực dự định đặt văn phòng, doanh nghiệp xem xét việc đi lại thuận tiện cho nhân sự của công ty, việc đi lại thuận tiện cho các lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian đi lại, việc thuận tiện để tiếp cận khách hàng, đối tác sẽ đến làm việc tại văn phòng của doanh nghiệp. Xác định rõ địa điểm sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian tìm kiếm dàn trải trên nhiều khu vực và gây khó khăn và phân vân trong lựa chọn, mất thêm thời gian tìm kiếm thay vì chọn một khu vực xác định trước và tập trung vào tìm kiếm và nhờ đơn vị môi giới chọn tất cả các văn phòng cho thuê phù hợp và lựa chọn một trong số đó.

2. Xác định diện tích cần thuê:

Xác định được diện tích cần thuê phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhất. Để xác định được diện tích thuê doanh nghiệp trước khi tiến hành tìm thuê văn phòng cần tính số lượng nhân viên hiện tại của doanh nghiệp, ước tính tốc độ phát triển số lượng nhân sự của doanh nghiệp trong 3 – 5 năm tới, nếu tốc độ mở rộng tăng số lượng nhân sự nhanh doanh nghiệp cần thuê văn phòng tại các tòa nhà lớn, có khả năng mở rộng khi cần thiết để tránh việc phải di chuyển hoặc phải thuê thêm một địa điểm khác, khi đó việc đi lại kết nối giữa các phòng ban sẽ rất mất thời gian, và việc di chuyển văn phòng sẽ tốn kém về chi phí hoàn thiện lại mặt bằng văn phòng để hoàn trả và chi phí thiết kế văn phòng mới. Khoảng chi phí này chiếm khoảng 1/3 tổng chi phí thuê văn phòng với thời hạn Hợp đồng thuê 3 năm, một khoảng chi phí rất lớn doanh nghiệp cần nên tính toán và cân nhắc.

Nếu doanh nghiệp thuộc các doanh nghiệp ổn định về số lượng nhân sự thì có thể chọn thuê với diện tích phù hợp cho nhu cầu hiện tại, khi đó việc tính toán chọn thuê diện tích sẽ dễ dàng hơn.

Để tính được diện tích phù hợp cho không gian văn phòng mang lại hiệu quả tốt, có các tiêu chuẩn sau:
Tiêu chuẩn châu Á: Diện tích văn phòng làm việc trung bình trên một người: 5-7 m2/ người.
Tiêu chuẩn châu Âu – Mỹ: Diện tích văn phòng làm việc trung bình trên một người: 7-10 m2/ người.
(Ngoại trừ một số doanh nghiệp call center, doanh nghiệp IT)

Đối với văn phòng hạng C các chủ tòa nhà thường không chú ý đến số lượng nhân sự hoạt động của doanh nghiệp đi thuê, nhưng đối với các tòa nhà hạng B, tòa nhà hạng A các chủ tòa nhà có thể từ chối một doanh nghiệp đi thuê có mật độ nhân sự quá cao, việc này ảnh hưởng đến tiêu chuẩn của họ và nhiều các trở ngại khác như gây kẹt thang máy trong giờ cao điểm, không gian để xe không đủ đáp ứng, …

3. Về dịch vụ của văn phòng cho thuê:

Doanh nghiệp trước khi tiến hành thuê văn phòng làm việc cần tìm hiểu về nhu cầu của chính doanh nghiệp với các dịch vụ tiện ích cần cho doanh nghiệp mà tòa nhà văn phòng sẽ cung cấp. Tòa nhà văn phòng hạng C, hạng B, hạng A có các tiêu chuẩn quản lý, không gian công cộng, tác hình ảnh bộ mặt của doanh nghiệp, tính chuyên nghiệp hoàn tòa khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về nhu cầu của mình để dưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

4. Về Pháp lý:

Các tòa nhà văn phòng hạng C việc doanh nghiệp thuê văn phòng hoàn toàn có thể thương lượng thay đổi các điều khoản dễ dàng, nhưng với các tòa nhà hạng B, tòa nhà hạng A thì tòa nhà thường đưa ra các điều khoản thuê áp đặt, các nội dung áp đặt này cũng không hẳn đã bất lợi cho doanh nghiệp đi thuê, thông thường đa số điều khoản sẽ có tính tổng quan để đảm bảo quyền lợi cho các doanh nghiệp khác hoạt động tại tòa nhà và cho chính doanh nghiệp ký kết Hợp đồng thuê.

Các điều khoản chủ tòa nhà văn phòng thường đưa ra điều khoản có lợi cho tòa nhà như về điều khoản phạt trễ hạn, về thanh toán, về tăng phí dịch vụ, về các khoản phí khác, phí hành chính, chi phí fitting-out, phạt trả trước hạn, …

5. Doanh nghiệp đi thuê văn phòng có ít thông tin về các tòa nhà văn phòng để lựa chọn:

Khi sự phát triển chuyên sâu của mô hình kinh tế, việc một doanh nghiệp chuyên sâu vào một lĩnh vực cụ thể sẽ tạo ra giá trị tối ưu nhất cho lĩnh vực doanh nghiệp đó hoạt động, vì vậy doanh nghiệp hoạt động ở một lĩnh vực không phải trong dịch vụ bất động sản văn phòng cho thuê, và tự tìm kiếm văn phòng làm việc cho chính mình thì sẽ rất khó khăn và tại thời điểm cụ thể rất khó để chọn được văn phòng có sẵn tốt nhất, với ít thông tin sẽ hạn chế doanh nghiệp tìm thuê không tìm được văn phòng tốt nhất. Doanh nghiệp tìm thuê nên tìm kiếm một đơn vị môi giới cho thuê văn phòng có kiến thức và nắm bắt tốt các bươc tiến hành thuê để được hỗ trợ và tư vấn, khi đó doanh nghiệp đi thuê sẽ dễ dàng tìm dược không gian văn phòng làm việc tốt nhất.

6. Xác định ngân sách chi tiêu cho văn phòng thuê:

Doanh nghiệp sẽ có một ngân sách chi cho việc thuê văn phòng làm việc, vì vậy trước khi tiến hành thuê doang nghiệp hãy chia sẽ thật thông tin về ngân sách chi trả mỗi tháng của mình, đơn vị môi giới sẽ chọn lọc ra được các tòa nhà phù hợp với 5 tiêu chí trên để doanh nghiệp lựa chọn tòa nhà tốt nhất.

Việc thương lượng giá thuê: Đối với tòa nhà văn phòng cho thuê thường giá chào thuê và giá cho thuê không chênh lệch nhiều, giá chào thuê thường cao hơn giá cho thuê $1 - $2. Một số trường hợp các doanh nghiệp có quy mô lớn, thuê dài hạn, chiếm tỷ trọng cao trong tổng diện tích thuê của tòa nhà, và tòa nhà mới đi vào hoạt động sẽ có ưu thế hơn trong việc đàm phán giá thuê, giá thuê có thể tốt hơn, nhưng cũng tùy thuộc và mỗi tình huống cụ thể và đơn vị môi giới có sự nắm bắt tốt để hỗ trợ doanh nghiệp đi thuê.

Rất mong thông tin chia sẽ này sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm thuê được không gian văn phòng tối ưu nhất. Thông tin văn phòng cho thuê doanh nghiệp vui lòng tham khảo Tại Đây.

Tòa nhà văn phòng Lim Tower 3

Tòa nhà văn phòng TNR Tower

Tòa nhà văn phòng Vincom Center

Tòa nhà văn phòng Saigon Trade Center

Tòa nhà văn phòng Saigon Centre